たまには友人、恋人、または異性の友達と外に出かける計画を立てることもありますね。
しかし、予期せぬ事情が生じたり、より良いプランが思いついたり、時間が経過するうちにもともとの興味が薄れてしまうことがあります。このような時、自分から提案した計画をキャンセルしたくなることもあります。
計画をキャンセルするのは心苦しいものです。
「どのように断るべきか？」「どうやったら相手に理解してもらえるだろうか？」
多くの人がこのようなジレンマに直面しています。
本記事では、そうした状況に対処する方法として、ストレスなく計画をキャンセルするためのアプローチと、円滑に事を進めるためのヒントを紹介します。
イベント企画者がキャンセルを決断する時の対策
自分が企画したイベントや集まりをキャンセルする必要がある場合、他人が誘ったイベントを断るときと同じような対応が求められます。
一般的にキャンセルする理由には、以下のものが含まれます：
- 急な用事ができた（急遽決まったアルバイトのシフト、家族の健康問題など）
- 体調不良
これらの事情が発生した場合、キャンセル自体よりも、その後の対応がより重要になります。
詳しい対応方法については後述します。
そのため、これらの一般的な理由を挙げることでキャンセルを行うことが通常は適切です。
イベント招待後に予定をキャンセルする際の配慮
招待後にイベントをキャンセルすることは、招待された側に悪い印象を与えることがあります。
「なぜ誘っておいてキャンセルするのか？」 「何かトラブルがあったのか？」
このような疑問を持たれないよう、キャンセル時の対応とそのフォローアップは極めて重要です。
ここでは、円滑にキャンセルを進めるための主要なポイントをいくつか紹介します。
- 心からの謝罪を表明する
- 情報を早めに伝える
- 代替日を提案する
これらのポイントについて、以下で詳細に説明します。
真摯な謝罪を伝える方法
避けられない事情が生じた場合でも、自分から誘ったイベントをキャンセルすることは、相手に不便をもたらします。
そのため、キャンセルを告げる際には、相手への真摯な謝罪が不可欠です。
「急な事情が発生し、誠に申し訳ないと感じています」
「体調がすぐれなく、非常に残念ですが、参加できません…心よりお詫び申し上げます」
このような言い回しは、あなたの誠意を相手に伝え、不快感を軽減する効果があります。
一方で、
「急用ができたので、参加できません」
「体調が悪いので、約束をキャンセルします」
といった冷たい言い方や、謝罪を省略した表現は、相手に悪い印象を与え、関係の溝を深める原因になりかねません。
心からの謝罪を伝えることで、将来的に関係が修復しやすくなります。
キャンセルの早期通知の重要性
私たちは日々のスケジュールを厳密に管理しています。約束の日が近づくにつれ、その日への期待は高まります。
そのため、キャンセルが必要になった場合は、特に直前のキャンセルは避け、以下のような不満が出ないようにすることが望まれます：
「とても楽しみにしていたのに」
「明日になってからどうして？」
「早めに言ってくれれば他の計画も立てられたのに」
特に、前日や当日のキャンセルは、相手にとって非常に不快な印象を与えることがあります。
ですから、キャンセルを決定したら、なるべく迅速に相手に伝えることが理想的です。
自分から誘った後にキャンセルをするのは困難ですが、決断を先延ばしにするほど問題は複雑になります。
キャンセル後のフォローアップ
自分からの誘いをキャンセルする際は、その後のフォローアップも非常に重要です。
例えば、
「別の日で予定を組み直しませんか？その日は確実に参加できます」 「次回お会いする際は、何かおごらせていただきます」
といった具体的な提案をすることで、キャンセルの影響を和らげ、相手の不快感を軽減することができます。
このようなアプローチは、将来的に良好な関係を維持するためにも、非常に効果的です。
まとめ
自分から誘った後にキャンセルすることは自然な反応ですが、避けられない事情が発生した場合に備え、この記事で紹介したキャンセル時のポイントを記憶しておくことが大切です。
これにより、スムーズに、そして相手に最小限の不快感を与えながら事を進めることができるでしょう。
